Ofis meneceri

📍SHP Vəzifə haqqında qısa məlumat:Ofis Meneceri şirkətin inzibati fəaliyyətinin effektiv təşkili və ofisin gündəlik iş proseslərinin fasiləsiz idarə olunmasına cavabdehdir. Bu vəzifə daxili koordinasiyanın təmin edilməsi, sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili və rəhbərliyə inzibati dəstəyin göstərilməsini əhatə edir.Əsas vəzifə və öhdəliklər:Ofisin gündəlik fəaliyyətinin təşkili və inzibati işlərin ümumi idarə olunmasıTəqvimlərin idarə edilməsi, görüşlərin planlaşdırılması, ezamiyyətlərin təşkili və koordinasiyasıRəsmi məktubların, hesabatların, təqdimatların və digər sənədlərin hazırlanması, redaktəsi və dövriyyəsinin təşkiliRəqəmsal və fiziki arxiv sistemlərinin yaradılması, saxlanılması və yenilənməsiDaxili və xarici sorğular üzrə ilkin əlaqə nöqtəsi kimi çıxış edilməsiŞöbələrarası kommunikasiya və məlumat axınının effektiv təşkilinin təmin edilməsiGörüş protokollarının, məmoların və gündəliklərin hazırlanması və paylanmasıGörüşlərin, konfransların və digər tədbirlərin təşkili və inzibati dəstəyin göstərilməsiOfis ləvazimatlarının planlaşdırılması, sifarişi və uçotunun aparılması, təchizatçılarla əlaqələrin idarə olunmasıOfis daxili qayda və prosedurlara riayət olunmasına nəzarətHesab-fakturaların, xərc hesabatlarının və ödəniş sənədlərinin hazırlanması və ilkin işlənməsiBüdcə və inzibati xərclərin izlənməsi və hesabatların hazırlanmasına dəstəkMəlumat bazalarının və qeydiyyat sistemlərinin düzgün aparılmasıİşçilərin işəgəlmə və ziyarət saatlarının qeydiyyatı və nəzarətiERP, e-qaimə, e-imza və digər korporativ sistemlərlə işlərin təşkiliNəqliyyat və logistika məsələlərinin (taksi sifarişləri, çatdırmalar və s.) koordinasiyasıYanacaq kartlarının uçotu və idarə olunmasıŞirkət nəqliyyat vasitələrinin texniki baxış və servis müddətlərinin izlənməsiSatınalma sorğularının hazırlanması və inzibati sifarişlərin icrasına nəzarətTender sənədlərinin hazırlanması və təqdim olunmasına dəstəkTender qrafiklərinin və son tarixlərin izlənməsiPrekvalifikasiya proseslərində inzibati dəstəkQonaqların qarşılanması və əlaqələndirilməsiMüqavilə və hüquqi sənədlərin inzibati dövriyyəsinin təşkiliMəxfi məlumatların qorunması və informasiya təhlükəsizliyinə riayət edilməsiTələblər:Ali təhsil (idarəetmə, biznes inzibatçılığı və ya əlaqəli sahə üstünlükdür)Ofis idarəçiliyi və ya inzibati sahədə minimum 2-3 il iş təcrübəsiAzərbaycan, rus və ingilis dili sərbəst danışıq və yazışmaMS Office proqramlarında (Word, Excel, PowerPoint) yüksək səviyyədə işləmək bacarığıERP və digər korporativ sistemlərlə iş təcrübəsi üstünlükdürGüclü təşkilatçılıq, planlama və ünsiyyət bacarıqlarıDetallara diqqət və çoxsaylı tapşırıqları eyni vaxtda idarə etmə bacarığıMəxfilik və peşəkarlıq prinsiplərinə riayətŞəxsi keyfiyyətlər:Məsuliyyətli və intizamlıAnalitik düşünmə qabiliyyətiOperativ və çevik qərarvermə bacarığıKomanda ilə işləmək və koordinasiya bacarığıBu vəzifə təsviri şirkətin inzibati fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmaq və iş proseslərinin düzgün təşkilini təmin etmək məqsədi daşıyırYuxarıda qeyd olunan tələblərə uyğun namizədlər CV-lərini “Office Manager” mövzusu ilə Müraciət et düyməsində qeyd olunan elektron poçt ünvanına göndərə bilərlər.