Head of Administration Department / İnzibati işlər şöbəsinin müdiri

Head of Administration Department Reporting to: Chief Administrative Officer Company: Azerbaijan Metal Company LLC Business Division: Administration Work location: Baku office and production field Department: Administration Department Manage Others: Yes Country: Azerbaijan Business Need / Purpose of Role: This role is essential for ensuring the efficient and strategic management of the company’s administrative functions and office/ production field infrastructure. It is responsible for establishing and executing administrative policies, processes, and standards that support overall business continuity and operational excellence. The position ensures optimal use of resources, cost efficiency, and high-quality service across all administrative areas, including facilities, fleet, travel, and events. It plays a key role in enabling a productive, safe, and well-organized working environment for all employees while supporting senior management in strategic decision-making. Additionally, the role drives continuous improvement and alignment of administrative operations with the company’s long-term business objectives. Key Responsibilities: Provide strategic leadership of the Company’s Administrative Division, defining its development priorities and ensuring the effective execution of departmental objectives. Develop, approve, and monitor annual and quarterly operational plans for the Administrative Department, ensuring alignment with the Company’s overall business strategy. Ensure the efficient, uninterrupted, and compliant operation of the Company’s office/ production field infrastructure in accordance with corporate standards and business requirements. Drive continuous improvement of administrative processes through the implementation of best practices, automation initiatives, and operational efficiency measures. Oversee the condition, maintenance, and functionality of all office premises/ production field, equipment, and engineering systems to ensure business continuity. Manage the provision of office/ production field utilities, including water, heating, and electricity services, and maintain effective relationships with external service providers and contractors. Lead the planning, administration, and control of the departmental budget, including cost optimization and preparation of financial reports Approve procurement decisions related to administrative resources, select and evaluate vendors, and oversee contractual arrangements with suppliers. Direct the inventory management process for fixed assets, low-value consumables, and other Company property, ensuring accuracy and accountability. Ensure effective administration of Company assets, including the allocation and return of material resources during employee onboarding and offboarding processes. Lead office/ production field renovation, relocation, and modernization projects, ensuring timely delivery, budget compliance, and quality standards. Oversee the coordination of corporate meetings, internal events, and efficient utilization of conference and meeting facilities across the organization. Ensure effective management of administrative storage facilities, including stock planning, inventory control, and efficient resource utilization. Review and approve inventory reconciliation results, investigate discrepancies, and implement corrective actions where necessary. Provide leadership to administrative, technical, and support personnel, including workforce planning, recruitment, performance management, coaching, and professional development. Develop, implement, and maintain internal administrative policies, procedures, and standards to support effective governance. Oversee the arrangement of employee business travel, including airline reservations and accommodation, in line with corporate policy and approved budgets. Ensure accurate and efficient document management within the administrative function, including effective use of electronic workflow systems. Partner with internal departments to understand and support their administrative and operational requirements. Represent the administrative function at senior management level and contribute to cross-functional organizational decision-making. Ensure full compliance with applicable laws, regulations, internal policies, and corporate governance standards. Organization of Employee Business Travel: Ensure the full cycle of organizing employees’ business trips, including route planning, booking airline tickets and hotels, arranging transfers, providing visa support (when required), and monitoring compliance with corporate travel policies and budgets. Optimize business travel processes, liaise with service providers, and ensure a high level of service. Organization of Reception and Support for High-Level Company Guests: Coordinate visits of VIP guests, partners, and government representatives, ensuring a high standard of protocol service. Organize the reception, escort, logistics, accommodation, and guest stay program in accordance with corporate standards and business etiquette requirements**.** Management of the Company’s Parking Facilities: Ensure effective management of the company’s parking infrastructure, including allocation of parking spaces, development and implementation of usage rules, monitoring compliance with established procedures, and optimization of the use of available resources. Management of the Company’s Vehicle Fleet and Its Maintenance: Provide overall supervision of the corporate vehicle fleet, including planning the use of vehicles, monitoring their technical condition, and organizing timely maintenance and repairs. Liaise with service centers and service providers, control expenses, and ensure the safe operation of transportation assets. Organization of Corporate and Business Events: Plan and coordinate internal and external events (meetings, conferences, training sessions, corporate events), including concept development, budgeting, logistics, coordination with contractors, and quality control of implementation. Organization of Administrative Operations in Office and Production Areas: Ensure centralized management of administrative and facility operations in both office premises and production sites of the company. Coordinate facility operations, monitor technical condition, and organize repairs, cleaning, security, and other support services to ensure the uninterrupted and safe functioning of all locations. Perform other duties as assigned by management within the scope of the role. Job Knowledge/ Education/ Qualifications & Skills Education and/or Experience: Higher education in Business Administration, Management, Logistics, or related fields; At least 10–15 years of experience in administrative roles or office/ production field infrastructure management; At least 7 years of experience in a managerial or leadership position; Practical experience in budget and team management. Professional Knowledge: Strong understanding of administrative management processes and facility management; Knowledge of budgeting principles, procurement, and contract management; Experience in implementing and optimizing business processes. Computer Skills: Proficient in MS Office (Word, Excel, Outlook); knowledge of ERP and document management systems is preferred. Language Skills: Fluent in English and Azerbaijani, Russian is a plus. Interested candidates can send their CV to the e-mail address in theApply for jobbutton. İnzibati işlər şöbəsinin müdiri Hesabat verir: Baş inzibati direktor Şirkət: Azerbaijan Metal Company MMC Struktur bölmə: İdarəetmə İş yeri: Bakı ofisi və istehsalat sahəsi Şöbə: İnzibati işlər şöbəsi Digər əməkdaşları idarə edir: Bəli Ölkə: Azərbaycan Vəzifənin biznes ehtiyacı / məqsədi: Bu vəzifə şirkətin inzibati funksiyalarının və ofis/ istehsalat sahəsinin infrastrukturunun səmərəli və strateji şəkildə idarə olunmasını təmin etmək üçün vacibdir. Vəzifə şirkətin ümumi fəaliyyətinin fasiləsizliyi və əməliyyat mükəmməlliyini dəstəkləyən inzibati siyasətlərin, proseslərin və standartların formalaşdırılması və icrasına cavabdehdir. Bu rol resurslardan optimal istifadənin, xərclərə qənaətin və inzibati sahələrin — o cümlədən obyektlərin idarə olunması, avtopark, ezamiyyətlər və tədbirlərin təşkili — üzrə yüksək xidmət keyfiyyətinin təmin edilməsini nəzərdə tutur. O, bütün əməkdaşlar üçün məhsuldar, təhlükəsiz və səliqəli iş mühitinin yaradılmasında mühüm rol oynayır və eyni zamanda rəhbərliyə strateji qərarların qəbulunda dəstək verir. Bundan əlavə, vəzifə inzibati əməliyyatların davamlı təkmilləşdirilməsinə və şirkətin uzunmüddətli biznes məqsədləri ilə uzlaşdırılmasına xidmət edir. Əsas vəzifə və məsuliyyətlər Şirkətin İnzibati Bölməsinə strateji rəhbərlik etmək, onun inkişaf prioritetlərini müəyyənləşdirmək və şöbə məqsədlərinin səmərəli icrasını təmin etmək. İnzibati Şöbə üçün illik və rüblük əməliyyat planlarını hazırlamaq, təsdiqləmək və onlara nəzarət etmək, onların Şirkətin ümumi biznes strategiyasına uyğunluğunu təmin etmək. Korporativ standartlara və biznes tələblərinə uyğun olaraq Şirkətin ofis/ istehsalat sahəsinin infrastrukturunun səmərəli, fasiləsiz və uyğun fəaliyyətini təmin etmək. Ən yaxşı təcrübələrin, avtomatlaşdırma təşəbbüslərinin və əməliyyat səmərəliliyi tədbirlərinin tətbiqi vasitəsilə inzibati proseslərin davamlı təkmilləşdirilməsini təmin etmək. Biznesin fasiləsizliyini təmin etmək məqsədilə bütün ofis/ istehsalat sahələrinin, avadanlıqların və mühəndis sistemlərinin vəziyyətinə, texniki xidmətinə və funksionallığına nəzarət etmək. Su, isitmə və elektrik xidmətləri daxil olmaqla ofis/ istehsalat sahəsinin kommunal xidmətlərinin təmin edilməsini idarə etmək, eləcə də xarici xidmət təminatçıları və podratçılarla səmərəli münasibətləri qorumaq Xərclərin optimallaşdırılması və maliyyə hesabatlarının hazırlanması daxil olmaqla şöbə büdcəsinin planlaşdırılmasına, idarə olunmasına və nəzarətinə rəhbərlik etmək. İnzibati resurslarla bağlı satınalma qərarlarını təsdiqləmək, təchizatçıları seçmək və qiymətləndirmək, həmçinin təchizatçılarla müqavilə münasibətlərinə nəzarət etmək. Əsas vəsaitlərin, azqiymətli istehlak materiallarının və digər Şirkət əmlakının inventar idarəetmə prosesinə rəhbərlik etmək, dəqiqliyi və cavabdehliyi təmin etmək. İşçilərin işə qəbul və işdən ayrılma prosesləri zamanı maddi resursların təhvil verilməsi və geri qaytarılması daxil olmaqla Şirkət aktivlərinin səmərəli idarə edilməsini təmin etmək. Ofisin/ istehsalat sahəsinin təmiri, köçürülməsi və modernləşdirilməsi layihələrinə rəhbərlik etmək, onların vaxtında icrasını, büdcəyə uyğunluğunu və keyfiyyət standartlarına riayət olunmasını təmin etmək. Təşkilat üzrə korporativ görüşlərin, daxili tədbirlərin koordinasiyasına və konfrans və görüş otaqlarından səmərəli istifadəyə nəzarət etmək. Ehtiyatların planlaşdırılması, inventar nəzarəti və resurslardan səmərəli istifadə daxil olmaqla inzibati anbar sahələrinin effektiv idarə olunmasını təmin etmək. İnventar uzlaşdırılması nəticələrini nəzərdən keçirmək və təsdiqləmək, uyğunsuzluqları araşdırmaq və zəruri hallarda düzəldici tədbirlər həyata keçirmək. İşçi qüvvəsinin planlaşdırılması, işə qəbul, fəaliyyətin idarə olunması, kouçinq və peşəkar inkişaf daxil olmaqla inzibati, texniki və dəstək heyətinə rəhbərlik etmək. Effektiv idarəetməni dəstəkləmək məqsədilə daxili inzibati siyasətləri, prosedurları və standartları hazırlamaq, tətbiq etmək və davamlılığını təmin etmək. Korporativ siyasətə və təsdiqlənmiş büdcələrə uyğun olaraq əməkdaşların ezamiyyətlərinin, o cümlədən aviabiletlərin və yerləşdirmənin təşkilinə nəzarət etmək. Elektron iş axını sistemlərindən səmərəli istifadə daxil olmaqla inzibati funksiya çərçivəsində sənəd dövriyyəsinin düzgün və səmərəli idarə olunmasını təmin etmək. Daxili şöbələrlə əməkdaşlıq etmək, onların inzibati və əməliyyat ehtiyaclarını anlamaq və dəstəkləmək. İnzibati funksiyanı yüksək rəhbərlik səviyyəsində təmsil etmək və funksiyalararası təşkilati qərarların qəbuluna töhfə vermək. Tətbiq olunan qanunvericiliyə, normativ tələblərə, daxili siyasətlərə və korporativ idarəetmə standartlarına tam uyğunluğu təmin etmək. İşçilərin ezamiyyətlərinin təşkili: İşçilərin ezamiyyətlərinin tam dövrünü təmin etmək, o cümlədən marşrutların planlaşdırılması, aviabilet və mehmanxana bronlarının edilməsi, transferlərin təşkili, lazım olduqda viza dəstəyinin göstərilməsi, həmçinin korporativ ezamiyyət siyasətinə və büdcəyə riayət olunmasına nəzarət etmək. İşgüzar səfər proseslərini optimallaşdırmaq, xidmət təminatçıları ilə qarşılıqlı əlaqə saxlamaq və yüksək xidmət səviyyəsini təmin etmək. Şirkətin yüksək vəzifəli qonaqlarının qəbulu və müşayiətinin təşkili: VIP qonaqların, tərəfdaşların və dövlət qurumlarının nümayəndələrinin səfərlərini koordinasiya etmək, yüksək səviyyədə protokol xidmətini təmin etmək. Qonaqların qarşılanmasını, müşayiətini, logistikasını, yerləşdirilməsini və proqramını korporativ standartlara və işgüzar etiket tələblərinə uyğun təşkil etmək. Şirkətin avtodayanacaq sahəsinin idarə olunması: Şirkətin avtodayanacaq infrastrukturunun səmərəli idarə olunmasını təmin etmək, o cümlədən parklanma yerlərinin bölgüsünü həyata keçirmək, istifadə qaydalarını hazırlamaq və tətbiq etmək, müəyyən edilmiş qaydalara riayət olunmasına nəzarət etmək, həmçinin mövcud resurslardan istifadənin optimallaşdırılmasını təmin etmək. Şirkətin avtomobil parkının və onun texniki xidmətinin idarə olunması: Korporativ avtomobil parkına ümumi rəhbərlik etmək, o cümlədən nəqliyyat vasitələrinin istifadəsini planlaşdırmaq, onların texniki vəziyyətinə nəzarət etmək, vaxtında texniki xidmət və təmir işlərini təşkil etmək. Servis mərkəzləri və xidmət təchizatçıları ilə əlaqə saxlamaq, xərcləri nəzarətdə saxlamaq və nəqliyyat vasitələrinin təhlükəsiz istismarını təmin etmək. Korporativ və işgüzar tədbirlərin təşkili: Daxili və xarici tədbirlərin (iclaslar, konfranslar, təlimlər, korporativ tədbirlər) planlaşdırılmasını və koordinasiyasını həyata keçirmək, o cümlədən konsepsiyanın hazırlanması, büdcələşdirmə, logistika, podratçılarla əlaqələndirmə və icranın keyfiyyətinə nəzarət etmək. Ofis və istehsal sahələrində inzibati işlərin təşkili: Şirkətin həm ofis binalarında, həm də istehsal sahələrində inzibati və təsərrüfat işlərinin mərkəzləşdirilmiş idarə edilməsini təmin etmək. Obyektlərin istismarını koordinasiya etmək, texniki vəziyyətə nəzarət etmək, təmir, təmizlik, mühafizə və digər dəstək xidmətlərini təşkil etməklə bütün məkanlarda fasiləsiz və təhlükəsiz fəaliyyətin təmin olunmasına nail olmaq. Vəzifənin səlahiyyətləri çərçivəsində rəhbərlik tərəfindən verilən digər tapşırıqları yerinə yetirmək. Vəzifə üzrə biliklər / Təhsil / Tələblər və bacarıqlar Təhsil və/və ya Təcrübə: Biznesin idarə edilməsi, menecment, logistika və ya əlaqəli sahələr üzrə ali təhsil; İnzibati sahədə və ya ofis/ istehsalat sahələrinin infrastrukturunun idarə olunmasında minimum 10–15 il iş təcrübəsi; Rəhbər vəzifədə minimum 7 il iş təcrübəsi; Büdcə və komandanın idarə olunması üzrə praktiki təcrübə. Peşəkar biliklər: İnzibati idarəetmə və infrastruktur və təsərrüfat idarəçiliyi proseslərini dərindən bilmək; Büdcələşdirmə, satınalma və müqavilə işləri prinsiplərini bilmək; Biznes proseslərinin tətbiqi və optimallaşdırılması sahəsində təcrübə. Kompüter bacarıqları: MS Office proqramlarında (Word, Excel, Outlook) sərbəst işləmək bacarığı, ERP və sənəd dövriyyəsi sistemləri üzrə biliklərin olması arzuolunandır. Dil bacarıqları: İngilis və Azərbaycan dillərində sərbəst, rus dili mütləqdir. Maraqlanannamizədləröz CV-lərini Müraciətetdüyməsindəqeydolunanelektronpoçtünvanınagöndərəbilərlər.